Κεφάλαιο 5: Διαχείριση στόχων και εκτέλεση
Διαχείριση στόχων και εκτέλεση
Κατακτήστε τις επιστημονικές μεθόδους καθορισμού στόχων, χτίστε ένα αποδοτικό σύστημα παρακολούθησης εκτέλεσης και εξασφαλίστε ότι η ομάδα σας παραδίδει τους στόχους της μέσω συστηματικής διαχείρισης απόδοσης και μηχανισμών επίλυσης προβλημάτων
Μαθησιακοί στόχοι
Κατάκτηση της μεθόδου SMART καθορισμού στόχων
Μάθετε να ορίζετε συγκεκριμένους, μετρήσιμους και εφικτούς στόχους
Χτίσιμο συστήματος παρακολούθησης εκτέλεσης
Θεσπίστε αποτελεσματική παρακολούθηση διαδικασιών και διαχείριση οροσήμων
Βελτιστοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης απόδοσης
Σχεδιάστε επιστημονικούς μηχανισμούς αξιολόγησης απόδοσης και ανατροφοδότησης
Ενίσχυση των δεξιοτήτων επίλυσης προβλημάτων
Κατακτήστε συστηματικές μεθόδους εντοπισμού και επίλυσης προβλημάτων
Τελειοποίηση δεξιοτήτων διαχείρισης έργων
Μάθετε την πρακτική διαχείρισης στόχων σε περιβάλλον έργου
Ανάπτυξη νοοτροπίας εκτέλεσης
Χτίστε διοικητική σκέψη προσανατολισμένη στα αποτελέσματα
Δομή του κεφαλαίου
5.1
Καθορισμός και ανάλυση στόχων
Αρχές SMART και σχεδιασμός ιεραρχίας στόχων
5.2
Παρακολούθηση και εποπτεία εκτέλεσης
Διαχείριση διαδικασιών και έλεγχος οροσήμων
5.3
Διαχείριση απόδοσης και ανατροφοδότηση
Ένα επιστημονικό σύστημα αξιολόγησης απόδοσης
5.4
Εντοπισμός και επίλυση προβλημάτων
Συστηματικές μέθοδοι ανάλυσης προβλημάτων
5.5
Η διαχείριση έργων στην πράξη
Τεχνικές διαχείρισης στο γήπεδο του διευθυντή
Ψυχολογικά θεμέλια
Θεωρία καθορισμού στόχων
Η θεωρία καθορισμού στόχων του Locke δείχνει ότι οι συγκεκριμένοι και απαιτητικοί στόχοι βελτιώνουν σημαντικά την απόδοση.
- • Συγκεκριμενοποίηση στόχου
- • Κατάλληλα απαιτητικό επίπεδο δυσκολίας
- • Δέσμευση και αποδοχή
Θεωρία προσδοκίας
Η θεωρία προσδοκίας του Vroom εξηγεί τη σχέση ατομικής κινητοποίησης και απόδοσης και καθοδηγεί τον σχεδιασμό μηχανισμών κινήτρων.
- • Αξιολόγηση προσδοκίας
- • Πεππισμένες αντιλήψεις μεσολάβησης
- • Ανάλυση σθένος (valence)
Θεωρία ανατροφοδότησης
Η έγκαιρη και συγκεκριμένη ανατροφοδότηση είναι βασικός μοχλός βελτίωσης απόδοσης· υποστηρίζει την αλλαγή συμπεριφοράς και την ανάπτυξη δεξιοτήτων.
- • Έγκαιρη ανατροφοδότηση
- • Συγκεκριμένη ανατροφοδότηση
- • Εποικοδομητικός προσανατολισμός
5.4 Εντοπισμός και επίλυση προβλημάτων
Συστηματική ανάλυση και επίλυση προβλημάτων
Το πλαίσιο εντοπισμού προβλημάτων
Επιφανειακά προβλήματα
Άμεσα ορατά συμπτώματα
- Καθυστέρηση χρονοδιαγράμματος
- Προβλήματα ποιότητας
- Υπερβάσεις κόστους
- Αποχώρηση προσωπικού
Βαθιά προβλήματα
Οι πραγματικές αιτίες πίσω από το πρόβλημα
- Ελαττώματα διαδικασιών
- Κενά δεξιοτήτων
- Αποτυχημένα κίνητρα
- Εμπόδια επικοινωνίας
Συστημικά προβλήματα
Ζητήματα σε επίπεδο οργανισμού
- Ελλιπείς κανόνες
- Συγκρούσεις κουλτούρας
- Κατανομή πόρων
- Στρατηγική παρέκκλιση
Λανθάνοντα προβλήματα
Κίνδυνοι που δεν έχουν ακόμη εμφανιστεί
- Τεχνικό χρέος
- Κενά ταλέντων
- Μεταβολές αγοράς
- Ανταγωνιστικές απειλές
Εργαλεία ανάλυσης προβλημάτων
Η ανάλυση των 5 γιατί
Γιατί καθυστέρησε το έργο;
Επειδή στη δοκιμή βρέθηκαν σοβαρά σφάλματα
Γιατί τα σφάλματα βρέθηκαν μόνο στη φάση δοκιμών;
Επειδή στην ανάπτυξη δεν υπήρχαν code reviews
Γιατί έλειπαν τα code reviews;
Επειδή η ομάδα δεν είχε θεσπίσει διαδικασία εξέτασης
Γιατί δεν υπήρχε διαδικασία εξέτασης;
Επειδή έλειπε η επίγνωση διαχείρισης ποιότητας
Γιατί έλειπε η επίγνωση ποιότητας;
Επειδή δεν υπήρχε εκπαίδευση ποιότητας ούτε λογοδοσία
Ανάλυση διαγράμματος ψαροκόκαλου (Ichikawa)
Παράγοντες προσώπων
Παράγοντες διαδικασιών
Παράγοντες εργαλείων
Παράγοντες περιβάλλοντος
Σχεδιασμός λύσεων
Βραχυπρόθεσμη αποκατάσταση
1–4 εβδομάδες
Εστίαση: Περιορισμός
- Μέτρα στάματος της αιμορραγίας
- Προσωρινές λύσεις παρακάμψεως
- Έλεγχος κινδύνων
- Ταχεία ανταπόκριση
Μεσοπρόθεσμο σχέδιο
1–3 μήνες
Εστίαση: Συστηματική βελτίωση
- Βελτιστοποίηση διαδικασιών
- Εξειδίκευση κανόνων
- Ανάπτυξη ικανοτήτων
- Καλύτερα εργαλεία
Μακροπρόθεσμη λύση
3–12 μήνες
Εστίαση: Επίλυση της βαθύτερης αιτίας
- Χτίσιμο κουλτούρας
- Επανασχεδιασμός συστήματος
- Ανάπτυξη ικανοτήτων
- Μηχανισμοί πρόληψης
5.5 Η διαχείριση έργων στην πράξη
Πρακτικές τεχνικές διαχείρισης για διευθυντές
Διαχείριση κύκλου ζωής έργου
Εκκίνηση
Διάρκεια: 1–2 εβδομάδες
Κρίσιμες εργασίες:
- Ανάλυση απαιτήσεων
- Σύσταση ομάδας
- Εκτίμηση πόρων
- Εντοπισμός κινδύνων
Παραδοτέα:
- Χάρτα έργου
- Κατάσταση ομάδας
- Αρχικό σχέδιο
- Μητρώο κινδύνων
Σχεδιασμός
Διάρκεια: 2–4 εβδομάδες
Κρίσιμες εργασίες:
- Λεπτομερής σχεδιασμός
- Ανάλυση εργασιών
- Χρονοπρογραμματισμός
- Πρότυπα ποιότητας
Παραδοτέα:
- Σχέδιο έργου
- Δομή WBS
- Χρονοδιάγραμμα
- Σχέδιο ποιότητας
Εκτέλεση
Διάρκεια: 60–80%
Κρίσιμες εργασίες:
- Εκτέλεση εργασιών
- Παρακολούθηση προόδου
- Έλεγχος ποιότητας
- Συντονισμός ομάδας
Παραδοτέα:
- Αποτελέσματα φάσης
- Εκθέσεις προόδου
- Εκθέσεις ποιότητας
- Μητρώο αλλαγών
Ολοκλήρωση
Διάρκεια: 1–2 εβδομάδες
Κρίσιμες εργασίες:
- Παραλαβή
- Διδάγματα
- Αποδέσμευση πόρων
- Αρχειοθέτηση
Παραδοτέα:
- Τελικά αποτελέσματα
- Έκθεση έργου
- Έγγραφο διδαγμάτων
- Κατάταξη πόρων
Τεχνικές ελέγχου έργου
Έλεγχος χρονοδιαγράμματος
Διαχείριση οροσήμων
Τοποθετήστε σημεία ελέγχου στους κρίσιμους κόμβους
- Ένα ορόσημο κάθε δύο εβδομάδες
- Σαφή κριτήρια παραλαβής
- Έγκαιρη προσαρμογή σχεδίου
Παρακολούθηση burn-down
Οπτική εποπτεία προόδου
- Ενημέρωση δεδομένων καθημερινά
- Προσοχή στις μεταβολές τάσης
- Πρώιμη σήμανση σημείων κινδύνου
Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής
Εντοπίστε τις εργασίες που καθορίζουν το χρονοδιάγραμμα
- Βρείτε τις κρίσιμες εργασίες
- Προτεραιοποιήστε τους πόρους τους
- Διεξάγετε παράλληλα τις μη κρίσιμες εργασίες
Έλεγχος ποιότητας
Αξιολόγηση μεταξύ συναδέλφων
Έλεγχοι ποιότητας εντός της ομάδας
- Σαφή κριτήρια αξιολόγησης
- Τακτικές αξιολογήσεις
- Καταγραφή προτάσεων βελτίωσης
Προσέγγιση με γνώμονα τις δοκιμές
Ορίστε πρώτα τα κριτήρια παραλαβής
- Σαφή πρότυπα ποιότητας
- Δόμηση περιπτώσεων δοκιμής
- Αυτοματοποίηση ελέγχων
Συνεχής βελτίωση
Τελειοποίηση ποιότητας με βάση την ανατροφοδότηση
- Συλλογή δεδομένων ποιότητας
- Ανάλυση βαθύτερων αιτιών
- Βελτιστοποίηση ροής εργασίας
Διαχείριση της ομαδικής συνεργασίας
Διαύγεια ρόλων
- Ορίστε το πεδίο ευθύνης κάθε ατόμου
- Χτίστε πίνακα ευθυνών RACI
- Τακτική αξιολόγηση καταλληλότητας ρόλων
- Έγκαιρη προσαρμογή κατανομής
Τελετουργικά επικοινωνίας
- Θεσμός τακτικού ρυθμού επικοινωνίας
- Ενιαία εργαλεία επικοινωνίας
- Κανόνες κοινοποίησης πληροφοριών
- Διαδρομή κλιμάκωσης
Εργαλεία συνεργασίας
- Επιλογή κατάλληλης πλατφόρμας συνεργασίας
- Πρότυπα διαχείρισης εγγράφων
- Υιοθέτηση εργαλείων διαχείρισης έργων
- Χτίσιμο κοινής βάσης γνώσης
Σύνοψη κεφαλαίου 5
Επανάληψη βασικών σημείων
Στόχοι κατά SMART
Στόχοι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, εφικτοί, σχετικοί και χρονικά οριοθετημένοι
Η διαδικασία πριν το αποτέλεσμα
Ο έλεγχος οροσήμων και η συνεχής παρακολούθηση εξασφαλίζουν την επίτευξη στόχων
Επιστημονική αξιολόγηση απόδοσης
Πολυδιάστατο σύστημα αξιολόγησης 360 μοιρών
Συστηματική επίλυση προβλημάτων
Ανάλυση βαθύτερων αιτιών με εργαλεία όπως 5 γιατί και ψαροκόκαλο
Διαχείριση έργων σε όλο τον κύκλο ζωής
Πλήρης ροή διαχείρισης έργου από την εκκίνηση ως την ολοκλήρωση
Οδηγός πρακτικής εφαρμογής
Πρακτική διαχείρισης στόχων
- Σύνταξη OKR της ομάδας
- Χτίσιμο συστήματος ανάλυσης στόχων
- Τακτικές συσκέψεις επανεξέτασης στόχων
Πρακτική παρακολούθησης εκτέλεσης
- Θεσμός εβδομαδιαίων αναφορών
- Χρήση εργαλείων διαχείρισης έργων
- Τακτικές συνομιλίες ένας-προς-έναν
Πρακτική διαχείρισης απόδοσης
- Τήρηση αρχείου απόδοσης
- Διεξαγωγή ανατροφοδότησης 360 μοιρών
- Σύνταξη σχεδίων βελτίωσης
Πρακτική επίλυσης προβλημάτων
- Τήρηση μητρώου προβλημάτων
- Συνεδρίες αναδρομής
- Κοινοποίηση βέλτιστων πρακτικών
Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας
Σαφείς στόχοι
Φροντίστε όλοι να κατανοούν τους στόχους
Διαφανής διαδικασία
Χτίστε ορατό σύστημα διαχείρισης
Έγκαιρη ανατροφοδότηση
Γρήγορη ανταπόκριση και προσαρμογή
Συνεχής βελτίωση
Αποφάσεις βελτιστοποίησης βασισμένες σε δεδομένα
Συνεχίστε την εκμάθηση
Κεφάλαιο 6
Επικοινωνία, συντονισμός και διαχείριση συγκρούσεων
Μάθετε αποτελεσματικές τεχνικές επικοινωνίας, μεθόδους διατμηματικού συντονισμού και στρατηγικές επίλυσης συγκρούσεων
Επισκόπηση ενότητας 2
Πρακτική διαχείριση πρώτης γραμμής
Επιστρέψτε στην επισκόπηση της ενότητας για να δείτε την πλήρη διαδρομή μάθησης και την πρόοδό σας